El entorno laboral está cambiando vertiginosamente en muchas de sus facetas gracias a las nuevas tecnologías. Por ejemplo, una de los cambios es que se puede desarrollar el trabajo desde cualquier sitio distinto a la oficina, aunque según datos del Instituto Nacional de Estadística (INE) sólo el 27% de las empresas españolas cuenta con personal que desarrolle, al menos, media jornada fuera de la oficina, sin embargo el teletrabajo está en aumento gracias a las mejoras de seguridad en las comunicaciones móviles y en el almacenamiento de datos en la nube.

Con el teletrabajo, su empresa ahorra costes

Una de las principales ventajas del teletrabajo es el ahorro de costes que supone para la empresa, ya que disminuye los gastos en energía o en material de oficina. Otro ahorro medible es que se puede optar por alquileres más baratos o puntuales si parte de la plantilla trabaja desde su casa. Aunque es cierto que hay que realizar una inversión en la instalación de ciertos programas informáticos o de una red que conecte con la oficina.

Es en este entorno donde el centro de negocios MC4 se convierte en la gran baza de cada vez más pymes y multinacionales. Las empresas con teletrabajo cuentan con nuestro centro de negocio para concertar reuniones de trabajo o desarrollar su actividad de manera parcial. Somos conscientes de la importancia de mantenerse al día para el desarrollo de todo tipo de negocios, por este motivo, nuestros despachos, oficinas y salas de reuniones están equipados con la última tecnología para que cualquier empresa no tenga problemas para desarrollar su actividad independientemente de dónde se encuentre su equipo.

La distancia  cambia la forma de trabajar, por ejemplo obliga a fijar el trabajo por objetivos medibles y que los directivos tengan que aprender nuevas técnicas de motivación, sin embargo estas fórmulas de trabajo suelen llevar aparejados un aumento de la productividad. Asimismo, otra ventaja para las pymes es que se trata de una buena forma de retener talento. Los mejores profesionales que, necesiten por las razones que sean conciliar la vida personal con la laboral y estén planteándose abandonar la empresa, puede que se lo replanteen si tienen la opción de trabajar en casa, aunque sea parcialmente. El teletrabajo permite disponer de flexibilidad respecto a la organización de la agenda.

Por el contrario, el teletrabajo tiene la desventaja de que se pierde el trabajo en equipo. A continuación damos unos consejos para obtener únicamente los beneficios de trabajar a distancia:

1. Actitud profesional: aunque se trabaje desde casa no se puede descuidar a los clientes.
2. Separar espacios: hay que delimitar dónde se trabaja y dónde uno se relaja. Si no se cambian los ambientes, las jornadas se pueden hacer interminables o no llegar a empezar nunca,
3. Ser escrupuloso con el horario, para esto ayuda que los ambientes estén diferenciados: excepto en causas de fuerza mayor hay que desconectar del trabajo hasta la siguiente jornada. Para ello, un buen sistema es crear una lista de tareas.
4. Mantener reuniones periódicas con los compañeros o superiores para fomentar las relaciones con el equipo. Para cumplir con este punto puede contar con las salas de reuniones en Madrid de MC4.

En definitiva, quizá la era de las oficinas esté llegando a su fin y los trabajadores de las empresas emergentes ya no tienen que cumplir horarios. Pueden trabajar con un portátil desde cualquier lugar y reunirse periódicamente en las instalaciones del centro de negocios MC4.

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1. Skype es, sin duda, la aplicación más famosa para hacer llamadas a través de Internet y video llamadas en grupo. La verdad es que funciona muy bien y su nivel de calidad de audio y vídeo resulta excelente. Aparte de su calidad, la app permite hacer con clientes conectados en cualquier parte del planeta a través de los miles de dispositivos compatibles ya que soporta los dispositivos y sistemas operativos más comunes como Windows, Windows 8, Windows Phone, Mac, Android, Kindle Fire, iPad, iPhone, Smart TV, etc. Además permite el envío de archivos de cualquier tipo, llamadas a fijos y móviles y la activación desde Outlook.
2. Hangouts, no es tan popular en España, pero todos los que tienen una cuenta de Gmail pueden beneficiarse de la velocidad, estabilidad, servidores y demás características que sólo Google puede ofrecer. Además, la herramienta de Hangouts de Google+ permite de forma totalmente gratis videoconferencias con decenas de contactos, compartir pantalla, la posibilidad de trabajar colaborativamente con Google Docs o compartir archivos y notas, chatear, conectarse desde sus aplicaciones para móviles, etc.
3. Facebook Video llamadas. Quizá no todo el mundo se decante a usar Facebook en el trabajo, pero existe la posibilidad llevar esta red social a un nuevo nivel y tener una video llamada en tiempo. La principal ventaja es la cantidad de usuarios registrados en Facebook como pilar de potenciación.
4. WebEx es una aplicación muy conocida en el mundo de las grandes empresas, permite: compartir pantalla, vídeo, audio, ficheros, conexión desde el móvil, trabajar con documentos compartidos. Tiene un coste de 19 dólares al mes y es compatible con Windows, Mac, Linux y Solaris.
5. Huddle destaca entre las otras porque posibilita la gestión de proyectos. Se trata de una herramenta para la administración de tareas y la gesitón de dodumentos. Tiene una versión de prueba gratuita y otra totalmente personalizada a las necesidades de cada usuario por lo que hay que ponerse en contacto con ellos para que elaboren un presupuesto personalizado.
6. Meetings es ideal para la gestión de reuniones porque permite la edición de documentos, compartir notas o ficheros, trabajar con agendas… Además se sincronía con con Dropbox.

Estas son las aplicaciones que pueden facilitarte la vida si tienes buena conexión a internet, pero si lo que necesitas es una reunión física para ver a las personas cara a cara en MC4 tenemos las mejores salas de reuniones de Madrid, ¡ven a conocernos sin compromiso!

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El móvil puede ser algo más que una herramienta para despistarnos y mermar nuestra capacidad de concentración, puede ser nuestro aliado. Si nos descargamos la aplicación correcta, nuestros móviles pueden ayudarnos a organizar los temas y el calendario para la semana, comunicarnos con nuestro equipo de trabajo o empresa, mantenernos informados sobre los temas  que más nos interesan en nuestro sector, no olvidar los pequeños detalles que hacen que todo siga funcionando. Y por supuesto ¡recibir y enviar llamadas de teléfono!

Es innegable que la tecnología puede ser nuestra gran aliada para gestionar eficientemente. Pero tampoco se trata de descargarnos todas las apps del mercado, hay que ser selectivos e identificar a las que no nos harán perder el tiempo y cuáles cubrirán nuestras necesidades.

Aquí van las diez aplicaciones que mejoran la productividad y que hemos seleccionado en el centro de negocios MC4:

1. Dropbox. Es la herramienta perfecta y más efectiva para compartir archivos y trabajar en equipo. Simplemente hay que registrase y descargarse la app. Es ideal para trabajar a distancia. Se puede usar en móviles, ordenadores y tabletas.
2. Evernote. Esta aplicación es la memoria que todo emprendedor quiere tener: lo recuerda todo, siempre y cuando se lo hayamos escrito antes. Permite tomar notas, hacer fotos, crear listas, guardar enlaces… Tiene sincronización en la nube y capacidad para hacer presentaciones con un clic. La pega es que no es gratuita para todos los dispositivos, pero se puede utilizar en todo tipo dispositivos.
3. Google Keep es perfecta para cuando se tiene poco tiempo, esta herramienta de Google graba un recordatorio de voz y Keep lo transcribirá para que lo pueda encontrar más tarde en el momento y lugar adecuados, por ejemplo, se puede crear un recordatorio basado en la ubicación para que una lista de compra aparezca justo cuando estemos en con el proveedor.
4. Cal es una agenda electrónica que nos permite ver de una forma sencilla nuestra lista de tareas para el día. Esta herramienta nos recuerda, las llamadas que tenemos que hacer por ejemplo y es totalmente gratuita de momento.
5. LastPass es la herramienta ideal para tener todas las contraseñas bajo control. Todos sabemos lo importante que es tener una contraseña distinta para todo, es más resulta imposible tener la misma para todas las cuentas porque cada sistema requiere unas características distintas, entonces ¿cómo recordarlas todas?  Con esta app que permite manejar todas las contraseñas que utilizamos frecuentemente durante el día, esto nos ayuda a concentrarnos en nuestro trabajo simplemente.
6. Check nos ayuda a recordar los pagos mensuales que tenemos que realizar. Además, podemos visualizar el estado de nuestras cuentas bancarias en una única ventana. Y nos avisa de la falta de liquidez o del vencimiento de los pagos y es totalmente gratuita para iOS y Android.
7. Focus Lock o como vencer la terrible procrastinación a la que nos enfrentamos diariamente. Cuántas tentaciones tenemos en nuestro día a día: Facebook, Twitter, Google Plus, LinkedIn, Marca…Gracias a esta herramienta podemos bloquear y fijar un temporizador para para saber cuándo podremos volver a tener acceso a las páginas que nos distraen.
8. Trello es una aplicación que contribuye a mejorar el trabajo en equipo, se pueden crear tableros para organizar tareas y proyectos para ver lo que se tiene que hacer, quién y cuándo lo tiene que hacer y qué es lo que viene después.
9. RescueTime nos dice qué sitios son los que más visitamos y cuánto tiempo pasamos en ellos, así podemos corroborar cuánto tiempo perdemos. Pero no sólo esto, también nos permite trazar metas a futuro respecto de lo que queremos conseguir.
10. Lift. Hemos dejado esta aplicación en el último lugar porque todos necesitamos desconectar de todo y relajarnos, esta herramienta funciona como un coach ayudándonos en nuestro crecimiento personal, motivándonos para hacer ejercicio, perder peso o concienciarnos de la necesidad que tenemos de ser más productivos. Se pueden activar alertas que nos recuerdan que tenemos que tomarnos diez minutos para nosotros.

Pero aunque una aplicación puede ser útil, la productividad tiene más que ver con la disciplina de la planificación que con una herramienta particular.

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