Gracias a la globalización y las nuevas tecnologías, cada vez más empresas abren oficinas virtuales. Por lo que resulta que cada vez más personas están trabajando en un punto diferente en la oficina central. De hecho, más del 65 por ciento de las personas en las grandes empresas se encuentran en un lugar lejos del edificio principal. Entonces, ¿cuál es la mejor forma de implementar una oficina virtual con éxito?
La comunicación en la oficina virtual
La comunicación con los empleados debe ser transparente, como si en realidad estuviesen justo al lado, y la información debe ser transmitida de forma fiable y precisa, independientemente de la distancia donde se encuentre trabajando el equipo. De esta forma, todas aunque se trabaje con la oficina virtual, todas las oficinas estarán conectadas a la oficina central de una manera eficiente y estable. Si hay una mala interconexión entre la sede y las oficinas remotas, la información va a ser pobre y con muchos problemas técnicos. Por ejemplo, los problemas en la comunicación pueden surgir si cada empleado tuviera diferentes tipos de software y hardware, o si las herramientas no se actualizan correctamente. Esto podría causar problemas de tener un mayor coste de mantenimiento, así como la pérdida de productividad, debido a la incompatibilidad de los ordenadores y problemas de la red.
La tecnología con la oficina virtual
Si la tecnología no está integrada de modo óptimo, una empresa también puede tener problemas para recuperarse de los fallos del sistema que puedan suponer grandes dificultades para la conexión de la oficina virtual. Afortunadamente, hay muchas herramientas para ayudar a la integración de las oficinas virtuales con la ubicación central de la empresa, no importa lo grande que sean las empresas para que la tecnología se convierta en un aliado. Cada empresa tiene sus propias necesidades técnicas. Estas necesidades marcan la gran diferencia en lo que se necesita para trabajar con la oficina virtual. Obviamente existen algunos puntos comunes a todas las empresas que tienen una oficina virtual para que puedan continuar durante todo el proceso: evaluar las necesidades, buscar la ayuda de expertos en TI, actualizar y mejorar la tecnología, y en última instancia, garantizar la seguridad y el almacenamiento de datos en la nube. Esto ayudará a mejorar la forma de trabajar con las oficinas virtuales.
Mejorar la oficina virtual
Con la oficina virtual, una recepcionista puede recibir una llamada y transferirla a otra persona, que puede encontrase en otra oficina o en casa. Lo que hace que la oficina virtual sea la fórmula perfecta para una empresa nueva o en crecimiento, ya que se reducen al mínimo los gastos de la oficina tradicional y física.
Ampliar el almacenamiento de datos con la oficina virtual
El último paso para la integración de una oficina virtual es asegurar que todos los datos se almacenan correctamente. Tal vez uno de los mayores errores que una empresa puede hacer cuando decide trabajar con una oficina virtual es permitir que los datos que se propaguen sin control por todas las oficinas, en lugar de centralizarlos en un lugar donde se puedan compartir, almacenar y asegurar copias de seguridad. Lo ideal es mantener los datos importantes almacenados en ordenadores y servidores en cada una de las oficinas, una solución más integrada es agrupar y almacenar los datos en un servidor central en un sitio determinado. Con las oficinas virtuales, los trabajadores deben tener acceso a la información de datos en cualquier momento porque si no la productividad baja.
