Todos utilizamos la palabra “problema” y todos queremos evitarlos en nuestras relaciones personales o laborales. Sin embargo, esto es imposible porque los problemas son intrínsecos a la naturaleza humana. A mayor complejidad de las relaciones y sistemas sociales mayor dificultad de los problemas que aparecen y así también es mayor la dificultad para solucionarlos.
En este artículo nos centraremos a los problemas que constituyen un obstáculo para la productividad de nuestra empresa o negocio. Ahora bien, es esencial, considerar a los problemas como oportunidades para que, cuando se hayan solventado, podamos haber aprendido y obtenido una mejora personal. Y por último es oportuno resaltar que problema es todo aquello solucionable. Si no tiene solución no podemos llamarlo problema.
En muchas ocasiones, el peor problema es ignorar que existe un problema. A continuación destacamos las siguientes situaciones:
- Ignorar la existencia de un problema.
- Conociendo que hay un problema no identificarlo con claridad
- No aislar las causas principales del problema
- No acotar el problema dentro de límites manejables
- Parchear el problema con soluciones parciales
La actitud ante los problemas
Debemos distinguir entre adoptar una actitud negativa y adoptar una actitud positiva. La primera se refiere en la negación del problema. Esta posición no ayuda a la solución del problema. La segunda no implica que deseemos los problemas sino que mantenemos una predisposición a afrontarlos. Esta actitud nos hace pensar incluso que de los problemas solventados se consigue sacar algo positivo que nos ayuda a crecer en nuestra empresa o trabajo.
Por otra parte también podemos distinguir entre actitud proactiva, la que pretende llevar la iniciativa y actitudes reactivas en las que las respuestas vienen con posterioridad a la evidencia del problema y prácticamente a “remolque” del mismo.
Tipos de problemas: simples y difíciles
Un problema simple se define porque está causado por una única causa o ésta puede ser fácilmente aislada o suprimida. En el lado opuesto está el problema complejo, que suele ser difícil de identificar, no tiene una causa efecto definida y, además, viene provocado por múltiples causas que generan un efecto único; en condiciones parecidas, estas causas pueden conducir a situaciones distintas y estas mismas situaciones pueden provocar otros problemas diferentes.
Los riesgos como problemas futuros
Por otro lado, existen problemas que están latentes o que no se han manifestado. Esto es lo que se denomina riesgo. En una empresa se sabe que es mucho más eficaz y eficiente controlar los riesgos que solucionar los problemas. Cuando gestionamos un proyecto los riesgos se manifiestan en la:
- incertidumbre
- previsibilidad:
- probabilidad
- frecuencia
Gestión de riesgos
La gestión de riesgos requiere las siguientes acciones:
- Identificación de riesgos.
- Identificación de las señales.
- Análisis cualitativo de los riesgos.
- Análisis cuantitativo.
Dentro de la gestión de riesgos hay que hacer un plan de acción contra los riesgos básicamente sujetará los siguientes puntos:
- Identificación del riesgo.
- Objetivo al que afecta.
- Estrategia adoptada
- Acciones previstas
La gestión de los riesgos evita que se transformen en problemas de una forma inesperada, además permite que de producirse hayamos previsto estrategias adecuadas para mitigar el impacto porque “prevenir es mejor que curar”.
Forma de resolver un problema
Hemos identificado tres formas de resolver problemas.
1. Práctica. Es decir, una resolución de acción, intuitiva y resolutiva, muy aplicable a problemas diarios en nuestra jornada laboral. Una solución tajante, a veces, es la más adecuada. En estos casos la búsqueda de la solución práctica sin implicación emocional.
2. Creativa. Usar la imaginación para resolver problemas complejos significa aplicar soluciones originales, expandiendo nuestra mente por soluciones nunca antes aplicadas, superando así los límites de la mente racional. En otras palabras, solucionar los problemas con una mentalidad abierta.
3. Analítica. En otras palabras, plantearse preguntas y buscar respuestas. Aplicar la lógica y el razonamiento. ¿Cómo?
1.- Identificando y seleccionando
2.- Analizando
3.- Generando una solución
3.- Generando soluciones potenciales.
4.- Planificando la solución.
5.- Implementando la solución
6.- Evaluando la solución
En el próximo artículo veremos cómo implantar un método analítico y lógico para la resolución de los problemas. Especialmente, hablaremos del método denominado “Ocho disciplinas para la resolución de problemas” o método 8D, que fue implantado durante la Segunda Guerra Mundial como método corrector.
En el centro de Negocios MC4 nos ocupamos de generar herramientas útiles para la gestión de las empresas de nuestros clientes.
