La importancia de la gestión del tiempo en la productividad

El tiempo es la magnitud que determina cuánto duran las cosas. Por eso es muy importante ser conscientes de la forma que tenemos de gestionarlo. Ahora bien, se deben diferenciar entre dos dimensiones:

• Dimensión externa, este plano es externo a nosotros y poco podemos hacer, el tiempo viene marcado por los días, semanas, meses. Hay que cumplir horarios, plazos de entrega. Es una realidad inmutable que el tiempo fluye.
• Dimensión interna, en la que entendemos el tiempo como algo que percibimos. Aquí es donde nosotros podemos intervenir, donde podemos ejercer acciones que nos hagan ser más productivos en la disponibilidad y el uso del tiempo. Si hacemos un buen uso de la dimensión interna del tiempo, podemos determinar el número de horas del día que dedicamos a cada ámbito de nuestra vida. En este artículo, trataremos de técnicas que se pueden aplicar para la óptima gestión nuestro tiempo.

¿Por qué es importante gestionar adecuadamente el tiempo en la era de internet?

El mundo digital ha transformado radicalmente nuestra forma de trabajar. Vivimos en la era de la información, de hecho algunos autores hablan de infoxicación. Estos autores sostienen que vivimos en un estado en el que contamos con demasiada información para tomar una decisión o estamos demasiados informado sobre un determinado tema. Este acceso a tanta información, recurso, etc.., nos hace que podemos trabajar con más posibilidades, hay más herramientas etc…

Por lo tanto, las fuentes de distracción son cada vez más mayores. Tenemos más acceso al conocimiento y las posibilidades se  multiplican al máximo, pero, también se amplifican las posibilidades de perder el tiempo. Internet está llena de contenidos, en la web encontramos multitud de contenidos de todas las ramas del conocimiento. De esta forma, resulta muy sencillo perder el tiempo cuando se está trabajando con internet.

Sin embargo,  cuando termina el día, muchas personas suelen quejarse de lo poco que les ha cundido. Lo normal es que actuemos por inercia sin ser conscientes de cómo lo digital nos roba nuestro tiempo. Por eso, consideramos muy útil el desarrollo de estrategias para optimizar la gestión de nuestro tiempo interno. Tenemos que plantearnos:

• Qué hacemos. Se trata de identificar los hábitos que hemos adoptado cuando nos navegamos por internet. De esta forma, podremos mejorar nuestra actuación. ¿Cómo podemos saber qué es lo que hacemos? Siendo sinceros con nosotros mismos y respondiendo al número de páginas que visitamos, qué nos aporta estar en esas páginas y cuánto tiempo les dedicamos.

• Cómo lo hacemos. Debemos analizar nuestros hábitos para ser conscientes de las cosas que hacemos bien y aquellas que necesitamos corregir.
• Para qué lo hacemos. Todo en esta vida tiene que tener una finalidad y en la gestión del tiempo hallar la respuesta los propósitos de nuestras acciones es esencial para ahorrar tiempo. De esta forma, resulta más sencillo establecer planes de mejora y corregir fallos.

• Cómo lo mejoraremos. Se trata de establecer técnicas y elegir herramientas de gestión.

• Cuándo lo mejoraremos. Como en todo el compromiso en un plan de acción es de crucial importancia para que funcione. No se trata de intentar un cambio radical sin no estamos plenamente comprometidos: hay que establecer objetivos realistas y medibles, así como asignarles un horizonte temporal.

Si hemos llegado hasta este punto, es porque probablemente estemos decididos a cambiar alguno de los hábitos o a adquirir otros nuevos son clave.

Debemos actuar sobre aquello que está en nuestra mano. Y para ello hemos de identificar, analizar, marcarnos objetivos y proponernos un calendario.

En este artículo, queremos hablar de una herramienta gratuita de Google para la gestión de un calendario propio (planificación de tareas, eventos etc.) como para realizar calendarios compartidos con otros miembros de nuestro equipo. Para usar esta herramienta, únicamente necesitamos tener una cuenta de correo electrónico de Gmail y acceder a través de la web: www.google.com/calendar

Gracias a esta herramienta, podemos:

1. Crear el evento/lista de tareas.
2. Personalizar calendarios. Por ejemplo, uno que se llame “trabajo”, otro “personal” etc.
3. Elegir la semana que se desplegará en la vista de calendario. Así cada vez que queramos añadir una tarea/evento, se abre una ventana en la que:
   1. añadiremos el nombre de la tarea, por ejemplo “diseñar la presentación”.
   2. Asignaremos una fecha/duración. Pueden durar desde días enteros a solo unos minutos.
   3. Señalaremos el lugar (si la tarea se va a desarrollar en un una sala de reuniones del centro de negocios MC4).
   4. Añadiremos más información sobre el evento/tarea.
   5. Podemos designar un color a cada tarea. Por ejemplo: rojo para las reuniones, azul para las tareas personales.
   6. Podemos añadir uno o varios recordatorios en forma de correo electrónico.

En conclusión, la era digital puede  distraernos de nuestro objetivo, puede robarnos tiempo, pero internet también supone la aparición de múltiples herramientas que pueden ayudarnos a gestionar el tiempo. Como todo en esta vida si se hace un uso correcto, su implementación en la vida es positiva.

¡En MC4 somos conscientes de que el éxito de nuestros clientes es nuestro éxito por eso, desde nuestro blog queremos aportar todas las herramientas que ayudan a la productividad!